Soạn thảo văn bản trên Excel như thế nào?

Kĩ năng tin học văn phòng là kĩ năng cơ bản bạn cần biết cho dù ở bất cứ ngành nghề nào. Bạn đã thành thạo với việc soạn thảo văn bản tại Word nhưng chưa rõ về cách soạn thảo văn bản trên Excel như thế nào? Cùng tìm hiểu thông qua bài viết sau đây!

Trong một số trường hợp đang làm việc tại Excel nhưng bạn cần soạn thảo một vài văn bản. Bài viết sẽ hướng dẫn cho bạn 2 cách đơn giản để giúp bạn thực hiện công việc trên một cách dễ dàng.

Soạn thảo văn bản trên Excel bằng cách sử dụng tính năng Wrap text cùng Merge

Ngoài cách chèn trực tiếp file Word vào Excel để soạn thảo văn bản, một cách tối ưu hơn mà bạn có thể sử dụng đó là dùng tính năng Wrap text (ngắt dòng trong ô văn bản) cùng Merge (gộp các ô). Cách này được sử dụng trong trường hợp đoạn văn bản bạn cần chèn ngắn, đơn giản và ít định dạng.

Cách thực hiện như sau: Đầu tiên, bạn cần gộp nhiều ô lại với nhau để soạn thảo văn bản. Bạn có thể gộp các ô ngang hay dọc (hoặc cả hai) cạnh nhau sao cho đủ vùng trắng cho đoạn văn bản mà bạn cần soạn thảo. Sau khi bôi đen các ô cần gộp, bạn nhấn vào Merge & Center tại tab Home. Sau đó, bạn tiến hành soạn thảo văn bản trên Excel tại ô đã gộp đó. Phần mềm soạn thảo văn bản Excel về cơ bản giống như trong Word.

Khi sử dụng chức năng Merge, bạn chỉ có thể định dạng tất cả văn bản theo cùng một kiểu chứ không định dạng riêng cho từng hàng hoặc từng chữ. Do đó, nếu cần định dạng khác nhau thì bạn phải chia ra thành nhiều vùng trắng (vùng đã gộp ô) để có thể soạn thảo các phần của văn bản theo định dạng riêng. Tại mỗi vùng này, bạn vẫn có thể chọn font chữ, cỡ chữ, căn giữa,… như trong Word.

Soạn thảo văn bản trên Excel với tính năng Wrap text cùng Merge

Soạn thảo văn bản trên Excel với tính năng Wrap text cùng Merge

Khác với Word, để xuống dòng thì bạn cần nhấn tổ hợp phím Alt và Enter. Bạn cũng có thể dùng tổ hợp phím này để chuyển sang ô khác, dòng khác hoặc dùng con trỏ chọn ô mình cần thao tác.

Với từng đoạn văn bản riêng, bạn có thể lặp lại việc gộp các ô và gõ nội dung vào đó.

Chèn file Word trong Excel

Một cách soạn thảo văn bản trên Excel 2010 hay Excel 2013, Excel 2016 đơn giản cho bạn đó là chèn trực tiếp file Word vào trong file Excel mà bạn đang làm việc.

Bạn chỉ cần chèn file Word, thay đổi format và bỏ border để nhìn trông giống như file Excel bình thường. Khi đó bạn chỉ cần thao tác soạn văn bản trên Excel như với làm việc trên Word.

Cách thực hiện như sau: Đầu tiên, bạn cần mở Word và soạn thảo văn bản mình cần đưa vào Excel, sau đó sao chép toàn bộ nội dung trên. Tại Excel, bạn chọn Paste tại tab Home, chọn Paste Special (hoặc sử dụng chuột phải, chọn  Paste Special). Bạn cần chọn dán đối tượng Word vào Excel bằng cách chọn Micrisoft Word Document Object, nhấn OK. Khi đó toàn bộ văn bản của bạn sẽ được nằm trong file Excel với đường viền mặc định.

Nếu muốn bỏ đường viền trên, bạn chỉ cần nhấn chuột phải, chọn Format Object… và nhấn chọn No line tại Color and Line. Tại đây, bạn cũng có thể chỉnh sửa các định dạng khác cho văn bản cần soạn thảo trên.

Soạn thảo văn bản trên Excel

Soạn thảo văn bản trên Excel

Ngoài ra, nếu bạn muốn chỉnh sửa nội dung văn bản, bạn chỉ việc nhấn chuột 2 lần vào đoạn văn bản ở trên. Khi đó, các công cụ soạn thảo tại Word sẽ hiện lên để bạn có thể thao tác với đầy đủ chức năng như tại Word. Sauk hi hoàn tất việc soạn thảo, chỉnh sửa định dạng thì bạn có thể phóng to hay thu nhỏ đoạn văn bản và đặt lại vào vị trí cần.

Với những đoạn văn bản dài và có nhiều định dạng khác nhau, cần tùy chỉnh chính xác về căn lề, đóng khung hay chỉ mục,… thì đây là phương pháp tối ưu cho bạn. Thay vì phải thực hiện nhiều thao tác phức tạp trong Excel hay lo lắng khi thiếu chức năng nào đó về soạn thảo văn bản như tại Word, thì cách đơn giản hơn đó là bạn thao tác trên Word và chèn văn bản vào Excel.

Bài viết đã chia sẻ hai cách đơn giản và tối ưu khi bạn cần soạn thảo văn bản trên Excel. Với những đoạn văn bản ngắn, ít định dạng thì bạn có thể sử dụng tính năng Wrap text cùng Merge. Nếu văn bản cần soạn thảo phức tạp với nhiều định dạng hơn, bạn có thể chọn cách chèn file Word vào trong Excel.

4.5 (90%) 2 votes

Author: docx-converter