Cách soạn thảo văn bản hành chính trên word đẹp cho người mới bắt đầu

Hiện nay việc sử dụng Microsoft Word để soạn thảo các văn bản, giấy tờ, đơn thư là việc làm hàng ngày của mọi người. Nhưng không phải ai cũng biết cách cách soạn thảo văn bản hành chính trên word đẹp, đúng tiêu chuẩn.

Microsoft Word và Microsoft Office là một trong những công cụ soạn thảo văn bản hữu dụng và được phổ biến nhất hiện nay đối với những người làm văn phòng. Dù hiện nay đã có khá nhiều ứng dụng văn phòng khác có thể thay thế, tuy vậy thì những người sử dụng Microsoft Word vẫn chiếm số đông.

cach-soan-thao-van-ban-hanh-chinh-tren-word-dep-cho-nguoi-moi-bat-dau-h1

Soạn thảo văn bản trên Microsoft Office

Nếu bạn là sinh viên, xem ngay bài viết: Một số ứng dụng hữu ích trên Windows sinh viên cần biết để tối ưu hóa máy tính của mình phục vụ cho học tập!

Với những người mới bắt đầu thì việc đánh máy, tạo văn bản Word làm sao được đánh giá chuẩn, ưa nhìn và gây ấn tượng cho người đọc thì không phải đơn giản, đặc biệt là với những người mới bắt đầu.

Nếu muốn được đánh giá cao và làm việc chuyên nghiệp thì bạn hãy ghi nhớ một số nguyên tắc sau đây để soạn thảo Word chuyên nghiệp hơn.

Phân biệt được ký tự, từ, câu, dòng, đoạn

Khi chúng ta làm việc với văn bản, chủ yếu ta thường xuyên phải tiếp xúc là các ký tự (Character).

– Kí tự (Character): Đó là tất cả những kí tự có trên bàn phím và một số kí tự có sẵn trong phần mềm.

Từ (Word):

+ Nhiều kí tự (khác kí tự khoảng trắng) ghép lại với nhau được gọi là 1 từ.

+ Các từ phân biệt nhau bởi dấu cách (khoảng trắng hay Space).

+Tập hợp các từ kết thúc bằng dấu ngắt câu, ví dụ dấu chấm (.) gọi là câu (Sentence).

+ Nhiều câu có liên quan với nhau hoàn chỉnh về ngữ nghĩa nào đó tạo thành một đoạn văn bản (Paragraph).

Chú ý khi các bạn viết đến cuối dòng máy tính sẽ tự động ngắt xuống dòng dưới mà không cẩn sử dụng phím Enter. Như vậy phím Enter dùng khi cần tạo ra một đoạn văn bản mới nên không sử dụng phím Enter để xuống dòng.

Chú ý lỗi sai chính tả, dấu câu

Lỗi chính tả khi viết tay hay khi đánh máy là chuyện dễ dàng xảy ra khiến người đọc cảm thấy không thoải mái, vậy một văn bản đẹp ngoài việc căn chỉnh lề đúng chuẩn thì lỗi chính tả cũng rất quan trọng. Trước khi in hay phát hành văn bản nên đọc đi đọc lại văn bản của mình để sửa lỗi sai chính tả.

Một lỗi nữa mà nhiều người cũng hay mắc phải chính là sử dụng dấu trong văn bản như dấu chấm, dấu hai chấm, dấy phẩy, dấu hỏi, dấu chấm than, dấu chấm phẩy, các dấu đóng như dấu ngoặc đơn đóng, dấu ngoặc kép đóng, dấu nháy đơn… một cách tự do. Những dấu trong văn bản nêu trên cần được sử dụng đúng lúc đúng chỗ ngắt và có ý nghĩa nhất định khi sử dụng.

Khi soạn thảo tài liệu văn bản người dùng cần chú ý tập trung trực tiếp vào chủ đề không nên quá dài và lan man khiến người đọc nhàm chán.

Nên sử dụng từ ngữ chặt chẽ, cách hành văn logic nhằm vừa diễn tả được tối đa nội dung, lại vừa ngắn gọn và dễ hiểu.

Lựa chọn phông chữ phù hợp đúng tiêu chuẩn

Thường thì soạn thảo văn bản font chữ Times New Roman được sử dụng nhiều nhất và dễ đọc nhất. Lựa chọn một font chữ phù hợp với nội dung sẽ giúp bạn mang lại hiệu quả tốt nhất cho công việc. Màu sắc trên văn bản cũng cần được sử dụng đúng lúc đúng chỗ nếu không khi mang đi in bạn sẽ nhận được một văn bản màu đen trắng. Thông thường nếu muốn nhấn mạnh người xem chú ý vào điểm nổi bật nào thì chỉ cần sử dụng định dạng chữ in đậm, in nghiêng, gạch chân hay viết in hoa.

Lựa chọn kích thước và căn lề theo đúng chuẩn

Ngoài việc lựa chọn font chữ thì kích thước và căn lề thể hiện hình thức trình bày một văn bản cũng vô cùng quan trọng, điều này giúp mọi người đánh giá về sự tỉ mỉ, tính chuyên nghiệp, sáng tạo trong công việc của bạn. Từ trước tới nay để mặc định thì các tài liệu văn phòng khi được in ra sẽ tương đương với chuẩn khổ giấy A4. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp thì khoảng cách lề và cách trình bày mặc định này có thể cần phải thay đổi cho phù hợp với tiêu chí của người sử dụng. Một vài định dạng lề văn bản phổ biến như sau:

Định lề trang văn bản (khổ A4):

    Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;

    Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25 mm;

    Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm;

    Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm.

cach-soan-thao-van-ban-hanh-chinh-tren-word-dep-cho-nguoi-moi-bat-dau-h2

Sử dụng căn trái mặc định để căn trái văn bản

Sử dụng hình ảnh minh họa nếu cần

Sử dụng hình ảnh chèn vào word có kèm chú thích sẽ  giúp bạn trình bày đẹp hơn, bởi một đoạn văn bản quá dài sẽ khiến người đọc bị dối mắt và cảm thấy ngại đọc. Tuy nhiên, bạn cũng không nên lạm dụng nguyên tắc này, bởi đôi khi nó lại phá vỡ tính quy chuẩn nguyên tắc trong trình bày văn bản của bạn.

Có thể bạn quan tâm:

5 (100%) 3 votes

You May Also Like

About the Author: itselfchirm